La importancia de proteger la fuerza laboral en tiempos de pandemia

Lo que las organizaciones ya deberían haber entendido hace rato es que este impacto perdurará. Hay que proteger la fuerza laboral.

Mucho se ha dicho sobre el Covid-19 y de cómo las organizaciones deberían enfrentar la pandemia. Las personas como las empresas hemos estado sometidos a la incertidumbre durante mucho tiempo, no se sabe a ciencia cierta en qué momento se detendrá todo este brote y cuando regresaremos a la normalidad.

Lo que las organizaciones ya deberían haber entendido hace rato es que este impacto perdurará.

La firma de consultoría Ernst & Young entrega cinco puntos importantes, que contienen tareas que ayudarán a que se fortalezca la fuerza laboral, las operaciones y los valores de las empresas durante este brote mundial.

«Las personas y las funciones de RR.HH. son la primera línea de resiliencia de la fuerza laboral durante una crisis», dice Michael E. Bertolino, EY Global People Advisory Services Leader.

1. Comprender el impacto de las personas y las prioridades

Las prioridades están relacionadas con los valores y estos deben estar alineados con los propósitos y la planificación que se tienen desde la fuerza laboral para enfrentar los tiempos de crisis.

Algunos de estos valores no son negociables y entre ellos se encuentran: Gobierno corporativo de arriba hacia abajo con un liderazgo decisivo y creativo; accesibilidad y facilidad de uso de la información sobre salud y seguridad; evaluación de riesgos y controles; una cultura de inclusión y adhesión a las leyes locales.

A continuación, seis pasos para poder establecer y alinear la capacidad de liderazgo y así poder evaluar, planear, decidir y comunicar las estrategias de las personas:

• Evaluar las exposiciones y los riesgos de las personas.
• Definir los escenarios de crisis.
• Identificar las carencias de la fuerza laboral.
• Desarrollar una respuesta potencial que permita una respuesta ágil para mitigar las repercusiones adoptando factores relacionados con las personas, los procesos y la tecnología.
• Probar una potencial respuesta. Hacer simulaciones en especial del trabajo masivo a distancia para evaluar las respuestas definidas y su éxito.
• Crear un caso de negocio de intervención que contemple la viabilidad de la intervención de resiliencia que entregue soluciones y propuestas de valor.

2. Evaluar el riesgo para los empleados que viajan local y mundialmente

Es necesario medir de manera inmediata el impacto del COVID-19 en la fuerza laboral. En principio identificar los empleados que viajan y luego determinar si han estado en contacto con los puntos geográficos críticos de la pandemia.

• Identificar los empleados que viajan a nivel nacional e internacional, así como sus familiares y quienes han tenido contacto con él/ella, ya sea como parte de un camino de tránsito o como un destino final.
• Considerar el impacto de la inmigración en los afectados por un brote en los lugares visitados.
• Reunir información exhaustiva sobre todos los empleados que viajan a nivel mundial, los viajeros en tránsito y los acompañantes.
• Evaluar el impacto de cada caso, de cada empleado.
• Hacer evaluaciones de riesgo de manera individual.
• Revisar la regulación de cada país y región al que se visite.
• Considerar barreras físicas, permisos de salida, prohibiciones de vuelos, leyes, entre otras.

3. Proteger la fuerza laboral

Es necesario centrarse en el entorno general, la comunicación y el bienestar de los empleados. En tiempos difíciles el liderazgo y la comunicación son claves. Tres áreas de enfoque para que las organizaciones aseguren la salud y el bienestar de sus empleados.

• Medio Ambiente:

Se trata de asegurarse de que todos los establecimientos de trabajo sigan con las directrices de las autoridades locales en materia de salud y seguridad; también en las oficinas, durante los viajes y durante el trabajo a distancia. Supervisar y solucionar los impactos de la tecnología y proveer de apoyo necesario en temas relacionados con IT.

• Comunicación:

Mantener los canales de comunicación a nivel mundial, regional y local. Revise los medios de comunicación para asegurarse de que todos los empleados y colaboradores estén incluidos. Brindar alternativas de trabajo que permitan la productividad, el rendimiento y la seguridad. Revise su orientación sobre la seguridad de datos.

• Bienestar de los empleados:

Asegurarse de que los empleados tengan información, orientación y apoyo necesarios, así como el acceso a la información relacionada con los efectos en su bienestar emocional, físico y financiero. Alentar al autodesarrollo y el aprendizaje.

4. Incentivar a la gente

Es probable que las prohibiciones de movilidad, las cuarentenas, los cierres de las empresas, los cuidados de niños y ancianos den lugar a periodos prolongados en que la continuidad de las actividades y la productividad dependan de las formas trabajo alternativas e inclusivas.

El objetivo es mantener la productividad a través del trabajo remoto extendido a escala contemplando las siguientes tareas:

– Preparación:

Empezar con una evaluación rápida para responder si está la organización preparada para el trabajo a distancia a escala. Luego:

• Identificar y realizar una evaluación de impacto para cada segmento de empleados, acordar las necesidades y prioridades de cada grupo.

• -Probar el trabajo a distancia con los gerentes de línea y los equipos de empleados para adaptarse y ganar aceptación.

• Priorizar los proyectos y otros trabajos en equipo junto con los requisitos del negocio principal.

• Ejecuta sesiones de preparación de equipos dedicados para establecer reglas y formas de trabajo; probar las herramientas de trabajo a distancia en materia tecnológica; y definir los turnos y patrones de trabajo.

– Ejecución:

• Aclarar y priorizar el trabajo eliminando los elementos que no sean esenciales.

• Buscar un equilibrio adecuado de horas de trabajo teniendo en cuenta las responsabilidades y compromisos personales.

• Conectarse con cada empleado a través de reuniones en equipo e individuales.

• ¿Qué permanece inalterado?, ¿qué está cambiando y cuál es el impacto?

–Experimentación

Luego de establecer los ritmos de trabajo es momento de afinar las nuevas formas.

• Asegurarse de que haya intercambio de conocimientos sobre el uso de herramientas remotas y aprendizaje constante al respecto.

• Identificar y asignar funciones de equipo para apoyar la forma en que se produce y comparte el trabajo.

• Autorizar la experimentación y celebrar a las personas que intentan cosas diferentes para mejorar el trabajo.
• Sacar el tiempo para reunir a la gente virtualmente con los líderes y así mantener la cultura y la conectividad.

5. Mantener la capacidad y la habilidad

Equilibrar el costo a corto plazo, particularmente en tiempos turbulentos, es fundamental para proteger la estrategia a largo plazo. Habrá impacto en la reducción de los ingresos debido a disrupción general que se presenta en varias áreas que deja la pandemia.

Al administrar los costos ahora, puede ayudar a proteger la resiliencia y la capacidad de transformación de la organización.

Somos resilientes cuando:

• Entendemos los siete impulsores del costo de la fuerza laboral.

• Se tiene la capacidad de remezclar el personal.

• Los costos de la fuerza laboral son visibles.

• Implementamos el talento virtual y aprovechamos.

• Tenemos una cultura ágil y flexible.

• Los empleados tienen las herramientas y los medios financieros necesarios para hacer frente a lo inesperado.

Todo este proceso de fortalecimiento de la fuerza laboral requiere de una creciente complejidad y múltiples factores, por eso la planificación laboral debe ser más sólida y cuantitativa.

Deben considerarse los cuatro pilares fundamentales de la planificación y la optimización de la fuerza laboral, a saber, la capacidad, el costo y la composición. Las ‘cuatro C’:

• Capacidad:

Se requiere un potencial en la utilización de la tecnología, como la automatización en los procesos existentes y también la redistribución estratégica de los trabajadores en otras locaciones.

• Costo:

Es necesario tener la cantidad de trabajadores adecuados en número y combinarlos de manera correcta. Para continuar siendo competitivos es necesario gestionar los costos.

• Capacidad:

Es necesario preparar la fuerza laboral para los requisitos futuros y que así adquieran las habilidades que la organización necesita.

• Composición:

Revisar el talento para adquirir habilidades que se puedan implementar en la empresa. Hay que aprovechar el ecosistema de talentos de manera más amplia.   

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